برنامه ریزی و زمان بندی

برنامه ریزی و زمان بندی

عناوین محتوا

برنامه ریزی و زمان بندی

برنامه ریزی و زمان بندی چیست ؟

 

برنامه ریزی چیست؟

به طور کلی برنامه ریزی به زمانی گفته می شود که برای به دست آوردن نتیجه یا هدفی که از قبل در نظر گرفته شده است طرح ریزی می کنید. برای مثال در زمینه تولید، مدیریت فروش و عملیات ها باید هر دو در برنامه ریزی های آینده مدنظر قرار گرفته شوند.

در اصل برنامه ریزی شامل «چیستی» و «چگونگی» هر پروژه می باشد: یعنی آنچه که باید به دست بیاید و روشی که برای به دست آوردنش مورد استفاده قرار می گیرد.

زمانبندی چیست؟

زمانبندی اساسا زمانی است که یک برنامه ریزی، زمان خاصی را برای اجرا و ارائه به خود اختصاص می دهد، و در آن زمان خاص این برنامه را می توان وارد عمل و اجرا کرد.

هنگام زمانبندی برای برنامه ریزی های انجام شده، شخص مسئول می بایست حتما احتمالات مختلفی که ممکن است باعث تغییر این زمانبندی شود را در نظر داشته باشد. این قسمت، در اصل زمانبندی، قسمت «چه زمانی» پروژه به همراه منابع لازم و مناسب برای به اتمام رساندن آن در زمان مناسب را شامل می شود.

نرم افزار های برنامه ریزی و زمانبندی

امروزه به لطف تکنولوژی و سیستم های مختلفی که در اختیار کسب و کار های قرار گرفته است، که نمونه ی بسیار بارز و پرکاربرد ترین آنها نرم افزار CRM است، بسیاری از امور شرکت ها و این کسب و کار ها به راحتی هرچه تمام تر انجام می شود.

نرم افزار برنامه ریزی

برنامه ریزی و زمان بندی

این نرم افزار ها به امور مربوط به برنامه ریزی و زمانبندی نیز ورود پیدا کرده اند. امروزه سیستم های مختلفی طراحی شده اند که به شما در فرآیند های مربوط به این دو بخش کمک کنند که از جمله آنها می توان به Microsoft Project یا Google Calender اشاره کرد.

به طور کلی وظیفه ی اصلی این نرم افزار ها این است که قالب های آماده ای که از قبل در آنها طراحی شده است را در اختیار شما قرار بدهند تا شما بتوانید به راحتی کار هایی که باید انجام شود را به همراه زمان مشخص انجام آنها وارد کنید.

برنامه ریزی و زمان بندی

 

با این حال، برنامه ریزی و زمانبندی را نمی توان همیشه با استفاده از یک نوع نرم افزار انجام داد، چرا که نحوه انجام برخی از برنامه ریزی ها و اجرای آنها با بقیه متفاوت است. از این رو نمی توان یک نوع راهکار را برای همه ی این برنامه ریزی ها استفاده کرد.

 به همین دلیل، بسیاری از شرکت ها از برنامه های دیگری مانند Excel استفاده می کنند تا با استفاده از این برنامه که بسیار گسترده تر است و قابلیت های شخصی سازی بیش تری دارند، بتوانند به راحتی امور مربوط به برنامه ریزی و زمانبندی را مدیریت کنند.

برنامه ریزی و زمان بندی

 

یکی از مشکلات اصلی که در زمانبندی و برنامه ریزی با استفاده از نرم افزار رایج است، این است که جزئیات یک پروژه می تواند حتی هنگامی که پروژه در دست اجراست تغییر پیداکند.

هنگامی که چنین شرایطی پیش می آید، نقطه قوت نرم افزار در این  خواهد بود که کاربرانی که از آن استفاده می کنند بتوانند حتی در وسط انجام پروژه نیز در آن تغییر ایجاد کنند، و این تغییر و نتایج آن در قسمت های بعدی آن برنامه ریزی نیز صورت بگیرد.

برنامه ریزی و زمان بندی

 

در نهایت امیدواریم این مقاله مورد پسند شما واقع شده باشد، و توانسته باشید از آن استفاده کنید. تیم آکادمی تخصصی سنا از شما دوستان و همراهان عزیز بابت مطالعه ی این مقاله متشکر است.

 

زمانبدی

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصول برنامه ریزی

برنامه ریزی اصولی میتواند باعث شود که شما در زمان کمتر تعداد کارهای بیشتری را انجام دهید. اصول برنامه ریزی صحیح را بیاموزید تا رضایت شغلی بیشتری نصیب شما گردد. در این مقاله از سری مقالات سایت راز موفقیت مهمترین و موثرترین اصول  برنامه ریزی را خواهید آموخت.

 

اصول مدیریت زمان و برنامه ریزی چیست؟

مدیریت زمان (به انگلیسی: Time Management) در اصطلاح به معنای استفاده ی بهینه زمان در طول ۲۴ ساعت است .به گونه ای که تمام برنامه و کارهای روزانه که برای آن برنامه ریزی کرده اید به بهترین نحو انجام شوند.

هدف از مدیریت کردن زمان و برنامه ریزی در زندگی این است که شما بتوانید در مدت زمان مشخصی به کارهای بیشتری رسیدگی کنید. برنامه ریزی یعنی کارها را بر اساس اولویت اهمیت (از مهم و فوری به غیر ضروری) لیست کنیم و محدوده زمانی برای هریک مشخص کنیم و به این برنامه ریزی و مدیریت زمان شدیدا پایبند باشیم. همه ما دوست داریم در زندگی به موفقیت های بزرگی برسیم.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

آمار موفقیت افراد در برنامه ریزی زمانی

تحقیقاتی که در سطح دانشگاه های امریکا انجام شد، نشان داد که بیشتر دانشجویان تلاش و تقلای زیادی میکنند، آنها حتی از فرصت ۲۴ ساعته خود بخش زیادی را به کار و تلاش در مسیر اهداف خود اختصاص می دهند. اما متاسفانه نتایج کافی و متناسب با تلاش خود دریافت نمی کنند! بله عجیب است نه؟! ما بسیاری افراد را در اطراف خودمان می بینیم که مثلا برای افزایش درآمد بیشتر، اولین کاری که می کنند آن است که تلاش خود را بیشتر هم می کند.

ساعت کاری خود را افزایش می دهند. من بقالی محل را می بینم که از ۶ صبح تا ۲ بامداد فردا مغازه اش باز است. این افراد تنها ایده ای که به ذهنشان می رسد این کار است.

من کارمندی داشتم که همیشه دنبال اضافه کار بود. اوایل تصور کردم که هدفش حقوق بیشتر است، اما مدتی که کارکرد او را زیر نظر گرفتم، دیدم حتی کارهایی را برای روزهای تعطیل خود به خانه می برد و واقعا عجیب است که همیشه هم به نظر میرسد سخت کار میکند!!! پس چرا کارهای او تمامی ندارد؟ دوستان این مقاله دقیقا به موضوع مدیریت زمان و برنامه ریزی در زندگی و کار می پردازد.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

نقطه آغاز تحول در زندگی

مواردی که در تحقیق بالا در سطح دانشگاه به دانشجویان آموزش داده شد و زندگی آنها را متحول کرد. من در این مقاله ۲۸ اصل مدیریت زمان و برنامه ریزی را برای شما خواهم گفت که فقط تعدادی از انها را کارمند ما اجرا و عادت خود کرد و بعد از آن نه اضافه کاری گرفت و نه کاری را به خانه برد.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

تاریخچه مدیریت زمان :

ریشه مدیریت زمان در کار و تجارت است. با انقلاب صنعتی در قرن نوزدهم و ظهور کارخانه ها و صنایع، نوع جدیدی از رابطه انسان با زمان خلق شد. کار در کارخانه ها بر خلاف کارهای کشاورزی نیازمند وقت شناسی روزانه بود.

مردم مجبور بودند یاد بگیرند برای زمانبندی به جای استفاده از طلوع و غروب خورشید از ساعت کمک بگیرند. از طرفی هم نظام آموزشی روز به روز به تربیت دانش آموزانی میپرداخت که با این نظام هماهنگ تر و تبدیل به کارگرانی با بهره وری بیشتر شوند.

به عقیده بنجامین فرانکلین، زمان پول است.

 

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

 

تئوری اصول مدیریت علمی

در سال ۱۹۱۱ فردریک تیلور، پدر مدیریت علمی، تئوری << اصول مدیریت علمی >> را با هدف افزایش بهره وری کارگران منتشر کرد. این تئوری به بررسی و مشاهده کار، یافتن بهترین روش برای انجام آن، شکستن آن به بخش های کوچکتر و مدیریت چگونگی انجام آن و در نهایت آموزش کارگران برای عملی کردن آن ، میپرداخت.
البته زمانی که ما به مدیریت زمان فکر میکنیم بیشتر مدیریت زمان فردی، مد نظرمان است. در واقع با مدیریت زمان میخواهیم وقت خود را کمتر برای انبوهی از کارهای متنوع صرف کنیم و بیشتر وقت خود را به کارهایی که واقعا برایمان در اولویت قرار دارند، اختصاص دهیم.
مدیریت زمان مجموعه ای از مهارت هاست که به محض تسلط بر آنها سازمان شده تر، کارآمدتر، خلاق تر، آسوده تر و در نهایت شادتر خواهیم بود.

 

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

 

اصول مدیریت زمانی

در طول ۲۰ سال گذشته مدیریت زمان و برنامه ریزی اهمیت بسیاری پیدا کرده و محقیق اصول مدیریت زمان را به مردم معرفی و آموزش دادند. این اصول از افراد موفق در زمینه های مختلف، الگو برداری شده و در کتاب های آموزش مدیریت زمان گرداوری شد. به تدریج موارد مختلف دیگری نیز کشف و لیست بسیار بلندی از اصول مدیریت زمان ارایه شد.

اما اولا همه اصول مدیریت زمان و برنامه ریزی به درد همه افراد و همه زمینه های کاری و زندگی نمی خورد و از طرف دیگر در کشورها و فرهنگ های مختلف الگوهای رفتار جمعی متفاوت است و لذا هر کسی باید مواردی که میتواند زندگی و کار او را متحول کند را بیشتر جدی بگیرد.

همچنین یادمان باشد نتایج مهم است و اینکه من از این تکنیک و اصل مدیریت زمان خوشم می آید یا نه، زیاد ملاک نباید باشد. پس در اینجا ما ۲۸ مورد از بهترین و موثرترین اصول مدیریت زمان و برنامه ریزی را خدمت شما مورد به مورد توضیح می دهیم. پیشنهاد میکنم همه موارد را جدی بگیرید و مدتی مثلا ۲۱ روز و یا بیشتر به صورت جدی بکار بگیرید و بعد از مدت آزمایشی در مورد آنها تصمیم بگیرید. بعد از حداقل ۲۱ روز تصمیم بگیرید تعدادی را با تکرار و تکرار بیشتر، الگوی ذهنی و عادت خود کنید و چه بسا تعدادی را خیلی جدی دنبال نکنید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

چگونه با اصول مدیریت زمان و برنامه ریزی، زمان خود را به طور موثر مدیریت کنیم؟

« قوی‌ترین جنگجو ها صبر و زمان هستند. »  تولستوی

 

چرا از مهارت‌ مدیریت زمان استفاده کنیم؟

مهم است که شما استراتژی‌ های موثری برای مدیریت زمان به کار گیرید تا میان مطالعه، اوقات فراغت، پول درآوردن و جستجوی شغل تعادل ایجاد کنید.

مهارت‌ های مدیریتی علاوه بر جستجوی شغل، در سایر حیطه‌ های زندگی نیز از اهمیت برخوردارند: از مرور درس‌ ها برای امتحانات گرفته تا کار کردن در یک شغل تعطیلاتی [شغل موقتی که فرد در طی تعطیلات انجام می‌ دهد، گاهی ممکن است به نظر آید که وقت کافی برای انجام تمام کارها وجود ندارد. این مسئله می‌ تواند باعث ایجاد استرس گردد.

به هنگام مرور درس‌ ها یا در طی امتحانات پایانی که فشار زیادی بر روی شما وجود دارد، مدیریت زمان اهمیت بسیار دارد. هنگامی که راه‌ های مناسب را برای مدیریت زمان خویش پیدا کردیم می‌ توانیم آن دسته از روتین‌ ها و الگوهای رفتاری که به کاهش استرس‌ های مربوط به زمان کمک می‌ کنند را در زندگی خود تنظیم کنیم.

 

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

 

چه مهارت‌ هایی برای مدیریت زمان موثر لازم است؟

برخی از این مهارت‌ ها عبارتند از تعیین اهداف روشن، تقسیم هر هدف به گام‌ های کوچک‌ تر و بررسی پیشرفت شما به سوی اهدافتان که در طرح کار پوشش داده شده‌ اند.

سایر مهارت‌ های مربوطه عبارتند از اولویت‌ بندی – تمرکز بر تکالیف مهم و ضروری و اجتناب از آن‌ ها که برای دستیابی به اهداف ضروری و مهم نیستند؛ نظم‌ دهی به برنامه ی کاری خود؛ ایجاد لیست از کارهایی که باید انجام دهید؛ صبر و شکیبایی به هنگام عدم پیشرفت کارها و پرهیز از به تعویق‌ اندازی.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

 

۲۸ اصل مدیریت زمان و برنامه ریزی کدام است؟

(نتیجه بکارگیری اصول ۲۸ گانه= کار کمتر و نتایج بیشتر + کار کمتر و استراحت بیشتر + کار کمتر و لذت بیشتر)

برای روز خود برنامه‌ریزی کنید و آن‌ها را اجرایی و مدیریت نمایید تا به موفقیت عظیم دست یابید! این مفهوم قدرتمند را به کار گیرید: مدیریت زمان آگاهانه

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

بهترین تعریف مدیریت کردن زمان چیست؟

مدیریت زمان به روشی گفته می‌شود که ما طبق آن کارایی خود را به حداکثر می‌رسانیم تا به اهداف بلندمدت خویش دست یابیم. همۀ ما می‌خواهیم حداکثر استفاده را از ۲۴ ساعت شبانه‌روز ببریم.

با این وجود، برخی افراد به خوشبختی، بهره‌وری و موفقیت بیشتری می‌رسند، در حالی که به اندازۀ باقی افراد زمان دارند! چگونه می‌توانم در مدیریت کردن زمان خویش موفق‌تر باشیم؟ باید یک مفهوم قدرتمند را به کار ببرید: مدیریت زمان آگاهانه. با این ۲۸ توصیه برای برنامه ریزی و مدیریت زمان آگاهانه می‌توانید برای روز خود برنامه‌ریزی کنید و آن‌ها را اجرایی و مدیریت نمایید تا به موفقیت عظیم دست یابید!

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۱ : همیشه الگوی برنامه ریزی و مدیریت زمان داشته باشید.

همانطور که برای درس خواندن و ورزش کردن به ما می آموزند از مربی ها و افراد موفق الگو بگیریم. افراد موفق را زیر نظر بگیرید. ببینید انها چطور با موضوع مدیریت زمان و برنامه ریزی برخورد می کنند.

ببینید آنها چه اصولی را در مدیریت زمان و خرج کردن وقت خود بکار می گیرند. کافی است شما هم عادت های خوب انها را الگوی خود قرار دهید. کتاب های مدیریت زمان بخوانید. اصول مدیریت زمان را در اینترنت بیاموزید.

آموزش مهارت ها و اصول مدیریت زمان، در ذهن شما الگوهای قدرتمندی می سازد که نتایج آن را از هفته اول بکارگیری این اصول شاهد خواهید بود.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۲ : قبل از جلسات، نتایج مطلوب خود را مشخص کنید.

قبل از شروع جلسات مقصود مشخصی در ذهن داشته باشید. به محض اینکه شما دستور کار را مشخص کنید، تیم‌ تان با سرعت بیشتری به کار بر می‌ گردد و وقت کمتری اتلاف می‌ شود.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۳ : به منظور مدیریت زمان صحیح، محدوده ی زمانی برای تکالیف مشخص کنید.

به حسابرسی زمانی خود نگاهی بیندازید و تکالیفی را شناسایی کنید که بیش از زمان مورد انتظار طول کشیده‌ اند. با تعیین محدوده ی زمانی برای این آیتم‌ ها، تمرکز بیشتری خواهید داشت و کاراتر خواهید بود.

اگر باز هم از محدوده ی زمانی خارج شدید، جریان کاری خود را بررسی کنید و کارهایی مثل استراحت‌ های خارج از برنامه که باعث اتلاف وقت می‌ شوند را حذف نمایید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۴ : برنامه ی هفته ی خود را روز جمعه طرح‌ ریزی کنید.

اگر هفته را با برنامه شروع کنید، بهتر می‌ توانید بر اولویت‌ ها تمرکز نمایید. به راحتی از استراحت آخر هفته ی خود وارد یک شنبه مفید می‌ شوید و مغزتان آماده ی کار است.

روز پنجشنبه یا جمعه چند دقیقه‌ ای وقت بگذارید و برنامه ی کل هفته ی خود را مشخص نمایید. به تعویق اندازی را با تقسیم اهداف هفتگی به اهداف روزانه شکست دهید؛ بدین ترتیب فقط کافی است در حین کار نگاهی به این لیست بیندازید.

به خاطر داشته باشید که سطح انرژی و خلاقیت شما در طول هفته دچار نوسان می‌ شود. تکالیفی که اولویت کمتری دارند را برای شنبه ها یا سایر اوقاتی بگذارید که انرژی کمتری دارید.

تکالیف خلاقانه و دشوار را روزهای دوشنبه و سه شنبه انجام دهید. جلسات را برای چهارشنبه ها بگذارید که انرژی تیم شما رو به افول است. از پنجشنبه ها برای برنامه‌ ریزی و شبکه‌ سازی استفاده کنید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۵ : برنامه ی روزانه درست کنید.

۳۰ دقیقه ی ابتدای روز را صرف ایجاد لیستی از کارهایی کنید که با برنامه ی هفتگی شما همخوانی دارند.
آیتم‌ های لیست را طوری بیان کنید که گویی آن‌ ها را انجام داده‌ اید. به جای «ثبت گزارش به مدیر پروژه» بنویسید «گزارش به مدیر پروژه ثبت شد.» این ترفند کوچک باعث تقویت انگیزه ی شما می‌ گردد.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل 6 : لیست «کارهای انجام شده» را نیز به لیست خود اضافه کنید.

گاهی مواقع یک سری کارهای غیر منتظره در طول روز پیش می‌ آید. آن‌ها را در لیستی جداگانه در کنار لیست کارهایی که باید انجام شوند، یادداشت کنید تا در پایان روز اندکی رضایت بیشتر به دست آورید. روز جمعه، دستاوردهای خود در هفتۀ گذشته را بررسی کنید و به خاطر موفقیت‌هایتان خود را تشویق نمایید. این فرآیند بازبینی به تقویت اعتماد به نفس شما کمک کرده و باعث می‌شود برای هفتۀ آینده نیز لیست ایجاد کنید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل 7 : مهم‌ترین و دشوارترین تکالیف خود را اول صبح انجام دهید.

اکثر ما در اولین ساعات روز سرحال‌تر هستیم، مطمئن شوید که از این ساعات هوشمندانه استفاده می‌کنید! به شکل عجیبی، هنگامی که مغز شما کاملاً بیدار نیست می‌توانید بهتر تمرکز کنید. مغزی که در حال بارگذاری است انرژی کمتری را صرف خیال‌پردازی و نگرانی در مورد سایر تکالیف می‌کند.

اصول مدیریت زمان ۸: مانع حواس‌پرتی‌ها شوید.
هنگامی که بر روی تکالیف متمرکز کار می‌کنید، از قابلیت «مزاحم نشوید» کامپیوتر خود استفاده کنید. توجه خود را معطوف به یک پنجره کنید. حتی می‌توانید آفلاین شوید اما بیایید زیاده‌روی نکنیم.

پیشنهاد ویژه ما برای شما: با کمک اثر زایگارنیک توجه و تمرکز ذهن خود را ۱۰۰درصد بالا ببرید

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۹ : چند تکلیفی نکنید تا مدیریت زمان به بهترین صورت انجام گیرد.

محققین افسانۀ چندتکلیفی را رد کرده‌اند. اگر باور دارید که می‌توانید چندین کار را همزمان انجام دهید و کیفیت را حفظ کنید، بهتر است تجدیدنظر کنید!

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۱۰ : منتظر انگیزه و الهام نباشید ، مدیریت زمان را همین الان شروع کنید.

برخی از هنرمندان منتظر الهام می‌مانند. برخی نویسندگان می‌نشینند تا خشکی سرچشمۀ آن‌ها به پایان برسد. افراد تجاری اگر در محیط کاری مناسب نباشند، در تکالیف جدی شرکت نمی‌کنند.

با ذهن‌آگاهی مجبور نیستید کار خاصی انجام دهید. متوجۀ افکار و احساساتی باشید که در حین کار از یک دیدگاه خارجی بر می‌خیزند. اجازه ندهید اعمال شما را مدیریت کنند. متوجۀ عواطف و خیال‌پردازی‌های خود شوید و رهایشان کنید. حتی هنگامی که مطمئن نیستید، تکلیف خود را شروع کنید و باور داشته باشید که انگیزه خودش جریان خواهد گرفت.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۱۱ : به دنبال کمال نباشید.

اگر قرار باشد همه چیز کامل باشد، آیا چیزی به اندازۀ کافی خوب خواهد بود؟ احتمالاً نه. شما باید بارها شکست بخورید و از اشتباهات خود درس بگیرید. هر تلاش خود را به عنوان یک آزمایش در نظر بگیرید ، گامی ارزشمند به سوی هدف خویش… صرف نظر از اینکه نتیجه چه باشد.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۱۲ : هنگام مدیریت کردن زمان، درگیر جزییات ریز نشوید.

به جای اینکه درگیر کمال‌گرایی شوید، تصویر کلی را در نظر داشته باشید. بر روی اولویت‌های خویش تمرکز کنید نه جزییات ریز کار. ابتدا مهم‌ترین تکالیف در لیست خود را انجام دهید و انرژی خود را صرف مسائل جزیی نکنید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۱۳ : بین تکالیف، زمان برای استراحت بگذارید.

مغز انسان می‌تواند هر بار فقط برای ۹۰ دقیقه متمرکز باقی بماند. حداقل هر ۹۰ دقیقه یک بار استراحت کنید تا خستگی بر شما چیره نشود و کارایی شما در طول روز حفظ گردد.

اصول مدیریت زمان ۱۴: بهترین استفاده را از اوقات انتظار ببرید.
برای همه اتفاق می‌افتد: در صف، اتاق‌های انتظار، ترمینال‌های فرودگاه، ایستگاه‌های قطار و غیره منتظر می‌مانیم. ایمیل‌ها را با موبایل خود جواب دهید، تماس‌های از دست رفته را بررسی کنید، حرکات کششی/ورزشی انجام دهید، ریلکس کنید یا مدیتیشن نمایید. کتابی کوچک با خود ببرید و مطالعه کنید. با موبایل خود به پادکست گوش کنید. اجازه ندهید سفرهای غیرمنتظره شما را غافلگیر کنند.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۱۵ : ایمیل خود را منظم کنید.

کسانی که اینباکس بهم ریخته‌ای دارند، زمان بیشتری را نسبت به دیگران صرف ایمیل می‌کنند. بهترین راه برای تسریع ارتباط ایمیلی و اتلاف وقت کمتر این است که اینباکس خود را منظم کنید. جیمیل امکانات زیادی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا ایمیل‌های دریافتی را مرتب نمایید. اگر از سرویس‌های دیگری استفاده می‌کنید، رفتن به جی‌میل را در نظر داشته باشید. بیایید چند ترفند را بررسی کنیم که به شما کمک می‌نماید ایمیل‌های خود را با سرعت بیشتری منظم کنید و پاسخ دهید.

  • ایمیل‌هایی که ممکن است حاوی اطلاعات مهمی باشند اما به پاسخگویی سریع نیاز ندارند را آرشیو کنید.
  • برچسب‌هایی کاربردی مانند ضروری، در انتظار، نیاز به اقدام ایجاد کنید.
  • از فیلترها استفاده کنید تا به صورت اتوماتیک بر اساس فرستنده یا سایر اطلاعات و کلمات کلیدی، ایمیل‌های ورودی را برچسب بزنید.
  • حتی می‌توانید تمام خبرنامه‌ها را با استفاده از فیلتری که کلمۀ «لغو عضویت» را شناسایی می‌کند، برچسب بزنید.
  • پاسخ‌های آماده را فعال کنید و برای ایمیل‌هایی که بیش از یک بار می‌فرستید، قالب آماده ایجاد کنید. قبل از ثبت نام می‌توانید آن‌ها را تغییر دهید اما به طور کلی یک پیش‌نویس آماده دارید که بر سرعت شما می‌افزاید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۱۶ : از اصول مدیریت زمان این است که طرف دیگر مغزتان را ورزش دهید.

سرگرمی‌هایی برای خود مهیا کنید که آن طرف مغزتان که در سر کار از آن استفاده نمی‌کنید را به کار گیرد. با این کار سرعت حل مسئلۀ شما افزایش می‌یابد و خلاقیت بیشتری خواهید داشت. اگرخارج از نقطۀ امن خویش وقت بگذارنید، موفق خواهید شد. اگر وکیل هستید، رقص یاد بگیرید. اگر پیانیست هستید، هنرهای رزمی یاد بگیرید. اگر طراح نرم‌افزار هستید، بیرون بروید و معاشرت کنید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۱۷ : اغلب ورزش کنید.

ورزش‌ به شما کمک می‌کند با عوامل استرس‌ زا کنار بیایید. تحقیقات نشان می‌ دهد که جلسات کوتاه و شدید ورزش می‌تواند همانند جلسات طولانی مفید باشد. زمانی را برای ورزش‌های کوتاه کنار بگذارید، حداقل یک روز در میان.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۱۸ : خوب بخوابید.

دانشمندان دریافته‌اند که کم‌خوابی به منظور انجام کارهای بیشتر منجر به مشکل می‌شود. افراد خسته کارها را بیشتر به تعویق می‌اندازند و راحت‌تر حواسشان پرت می‌شود. بگذارید مغزتان حداقل شبی ۸ ساعت بخوابد.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۱۹ : از تقویم خود برای مدیریت زمان استفاده کنید.

کارایی تقویم بسیار بیشتر از تعیین زمان جلسات است. از تقویم خود برای بررسی موعدها، تعیین زمان کارهای متمرکز و افزودن مکان به رخدادها استفاده نمایید. مسئولیت زمان خویش را به عهده بگیرید. اگر فکر می‌کنید ورودی برنامه‌ریزی شده باعث پیشرفت برنامۀ امروز شما نمی‌شود، پس آن را کنسل کنید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۲۰ : زمانی برای ریلکس کردن بگذارید.

از چرخ و فلک زندگی خارج شوید و اندکی از زمان خود را در سکوت سپری کنید و «مغز کاری» خویش را خاموش نمایید. وقتی متوجۀ اثرات مثبت سکوت بر فرآیندهای خلاقانۀ خود بشوید، شگفت‌زده خواهید شد. مدیتیشن به شما کمک می‌‌کند دیدی تازه به دست آورید و به بینش‌های جدیدی نسبت به کار خود برسید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۲۱ : نه گفتن را یاد بگیرید.

زمان شما ارزشمند است. آن را با افراد و پروژ‌ه‌هایی که با ماموریت‌ها و اهداف شما همخوانی ندارند، تلف نکنید. به جای اینکه دعوت‌ها و پیشنهادها را فوراً قبول کنید، بگویید: «بگذارید برنامه‌هایم را چک کنم سپس به شما خبر می‌دهم.» همین عبارت ساده برای شما زمان می‌خرد تا پیشنهاد را ارزیابی کنید و تصمیم هوشمندانه بگیرید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۲۲ : کارها را زود تمام کنید.

همین رویکرد را برای موعدها نیز به کار ببرید. سعی کنید کار خود را یک روز قبل از برنامه به اتمام برسانید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۲۳ : هر بار که تلفن زنگ می‌ خورد آن را جواب ندهید.

ایمیل‌ ها را سریعاً به محض اینکه می‌ رسند جواب ندهید. ایمیل‌ ها و تماس‌ ها را در اوقات بیکاری خود به طور گروهی جواب دهید. هنگام کار بر روی تکالیفی که تمرکز زیادی می‌ طلبند، از هرگونه وقفه اجتناب کنید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۲۴ : سیستم خود را به عادت تبدیل کنید.

عادت‌ ها را با ایده‌ های مذکور شکل دهید. این تکنیک‌ های مدیریت زمان را تمرین کنید و ذهنیت بازدهی را برای خود درونی کنید. برنامه‌ ای منطقی تعیین کنید که بتوانید در بلند مدت آن را حفظ کنید (حداقل یک ماه). بعد از مدتی عادت‌ های روزانه و ماهانه ی شما اتوماتیک خواهند شد.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۲۵ : در همین حین عادت‌ های بد را ترک کنید.

برنامه بریزید و طبق آن پیش بروید. با پیشبرد این برنامه، به صورت طبیعی عادت‌ های قدیمی و بدون ‌بازده خود را ترک می‌ کنید.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل 26 : زمان خود را با اپلیکیشن مدیریت زمان Toggl ثبت کنید!

اگر به دنبال نرم‌ افزاری مطمئن برای مدیریت زمان هستید و می‌ خواهید بدانید زمان شما صرف چه چیزهایی می‌ شود، این بهترین گزینه است. ثبت زمان با Toggl بسیار ساده است و واقعاً مفید می‌ باشد.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۲۷ : خوش بگذارنید، فرقی ندارد چه پیش می‌ آید.

در مورد تیک خوردن تمام آیتم‌ های لیست وسواسی نباشید. بین کار و زندگی تعادل ایجاد بکنید و از کارهای خویش لذت ببرید. ارزشش را ندارد که امروز حجم زیادی از کار را انجام دهید، اما فردا خسته و بدون بازده باشید. با ثبات کار کنید و بهترین حالت خود را حفظ کنید. انجام عجولانه ی تکالیف باعث کاهش کیفیت و ایجاد استرس می‌گردد.

 

برنامه ریزی و زمان بندی

 

اصل ۲۸ : زمان خود را حسابرسی کنید.

اول از همه دریابید که وقت شما در طول روز کجا سپری می‌ شود. معمولاً مغایرت بزرگی میان هدف و واقعیت وجود دارد. از یک اپلیکیشن مدیریت زمان استفاده کنید (ترجیحاً Toggl) و کارهای خود را به مدت یک هفته بررسی نمایید. سپس بنشینید، گزارش‌ ها را دانلود کنید و آن‌ ها را ارزیابی نمایید. با این اطلاعات می‌ توانید جاهایی که نیز به اصلاح دارند را به سادگی پیدا کنید.

برای مثال ممکن است زمان زیادی را صرف شرکت در جلسات کم‌ بازده یا فعالیت‌ های نه‌ چندان مهم کنید. این موضوع ما را به توصیه بعدی می‌ رساند. شاید کلیشه‌ ای به نظر برسد، اما به خاطر داشته باشید که مسیر از مقصد مهم‌ تر است. حال بروید و بررسی زمانی هفته ی خویش را آغاز کنید. با این توصیه‌ ها می‌ توانید به تعویق‌ اندازی را پایان دهید و زمان خود را به صورت درست تحت کنترل در آورید.

ما همه به دنبال رسیدن به آرزوها و اهداف مان هستیم. این آرزوها ممکن است شغل، همسر، تحصیلات، ثروت، شهرت و بسیاری موارد دیگر باشد. میخواهیم فردی موفق و موثر باشیم اما نمیدانیم از کجا شروع کنیم. شاید به همین دلیل است که سراغ این مطلب آمده اید. در مسیر موفقیت عوامل بسیاری دخیل هستند که یکی از مهم ترین آنها همین مدیریت برنامه و زمان میباشد.

اما این از اهمیت دیگر عوامل دخیل در موفقیت نمیکاهد. بنابراین تیم راز موفقیت به شما شرکت در دوره ای را پیشنهاد میکند که دیگر عوامل یاری دهنده در مسیر موفقیت را به شما معرفی و گام به گام با شما در این مسیر همراه باشد. دوره نخبگان برای کسانی طراحی شده که میخواهند زندگی خود را به گونه ای متفاوت بسازند.
جهت کسب اطلاعات بیشتر و یا ثبت نام کلیک کنید

 

 

نوشته مرتبط با برنامه ریزی و زمان بندی

جعبه لایتنر

 

اگر از مقاله برنامه ریزی و زمان بندی لذت بردید لطفا آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید.

مهندس فرهمند
ارسال دیدگاه